Описание процесса «организация и проведение конференций. Организация научной конференции — процесс, которым можно наслаждаться

Идея сделать конференцию пришла весной. Потом я ее мусолил с женой. Точнее проверял на ней эту идею. Затем советовался с Василием Ткачевым, у которого за спиной уже было две конференции в Москве и опыт более мелких семинаров. И окончательно проверил идею, когда у меня на террасе появилась попить пива под жареное мясо Лиза Трибунская - главный редактор серча.

Однако, родить идею, еще не значит что-то сделать. Для начала нужно было структурировать для себя ряд компонентов хорошей (по моим меркам) конференции в небольшом (по российским меркам) и сильно удаленном от центра городе России.

Компоненты:
- докладчики - где их взять,
- доклады - что будет читаться и насколько это будет интересно, реклама = неинтересно,
- участники - откуда они приедут или придут,
- зал и обслуживание - достаточный по размерам, удобный, недорогой и с хорошим сервисом,
- проживание докладчиков и трансферы - кто и как,
- культурная программа - это важный момент, который нельзя упускать,
- информационная поддержка - это просто исключительно важно.

Докладчики.

С ними получилось все намного проще, чем я ожидал. Вначале я рассчитывал на личные знакомства. Поэтому три первых, кому я предложил выступить, были Вася Ткачев (бартер! он у меня, а я буду читать у него в феврале), Иван Василевич (я его консультировал немного и был в курсе его интересной и уникальной темы по судам), Леша Паньшин (хотелось чего-то черного, а Леша этим занимается).

Вася полностью сам формировал свою тему, и я не вмешивался. Ивану я прямо предложил рассказать о судах и примерно задал вектор, как бы мне было интересно. Примерно также поступил и с Алексеем: по сути дал ему готовый план, который он наполнил мясом из слов, графиков и цифр.

В дальнейшем так и повелось. Для части докладов я был рекомендателем. А часть докладчики формировали сами.

Иван Козлов получился из беседы с его директором Константином Калиновым в твиттере. Даниил Баженов, Кирилл Вайханский и Константин Леонович возникли благодаря работе PR-менеджеров их компаний, связавшихся со мной через раздел "Как стать докладчиком" на сайте конференции. Вебэффектор возник из рекламного проекта, связанного с моим блогом. Проект не состоялся, а доклад - да. Конечно, я хотел больше выводов и слайдов, но руководство компании посчитало иначе.

С Ленаром Амирхановым нас связывают долгие виртуальные отношения. Вадим Курило - довольно активный член клуба баблорубов, когда-то я писал отзывы на его проект по МФА. С Виктором я познакомился почти три года назад у Ткачева на конференции и с тех пор мы регулярно помогаем друг другу в информационном плане.

Выводы: большая часть докладчиков формируется из личных связей организатора. Если у вас таковых мало или они не отличаются лояльностью к вам, то придется рассчитывать только на общий интерес к конференции. Как только информация о конференции достаточным образом распространится, то к вам посыпятся заявки от PR-менеджеров.

По крайней мере, двум потенциальным докладчикам я отказал. И мог бы подтянуть без особых проблем еще 2-5 компаний, но не стал, так как от них можно было ждать только рекламы, хотя это частично бы решило проблему расходов на конференцию.

Сайт.

Все карты спутал Иван Козлов. До некоторого момента у меня были только слова, примерные даты и желание прощупать рынок. Иван просто выяснил возможные детали (а по сути просто спросил про даты и размер аудитории) и купил билеты. В этот момент я понял, что пути назад уже не будет. Счет пошел даже не на недели, а на дни.

Конференции был нужен сайт, но тратить силы и время на уникальный дизайн, сложный программинг - не было. Я воспользовался проверенным подходом. Пошел на templatemonster и купил готовый шаблон на MotoCMS. Еще день после покупки был потрачен, чтобы получить версию под РНР 5.3, и еще через день я начал наполнение сайта seokaliningrad.ru .

Стоит понимать, какой сумбур в моей голове творился. У меня была более-менее твердая договоренность только с 5-6 докладчиками, крайне примерная оценка по расходам и никакого плана по программе. Все придумывалось буквально на лету.

Я сразу знал, что каждый вечер будет заканчиваться какими-то посиделками за бокалом чего-то. Это и так происходит на любой конференции. Почему бы не взять это сразу под эгиду конференции и использовать как информационный повод?

Вывод: конференция - это не только и не столько набор докладов. Темы в рамках доклада спалить трудно. Все основное происходит в кулуарах. И те, кто сразу отказывается от прокачки именно кулуарного общения, рискуют потерять весомую долю аудиторию. На конференцию из других городов едут не доклады слушать, а общаться. Слушают доклады в основном местные участники.

По моим прикидкам именно кулуарное общение соблазнило едва ли не треть от всех платных участников.

В итоге сайт получился в первой подгонке весьма приблизительным, но по нему уже было можно понять, что ожидать. И это принесло первую заявку. Спустя ТРИ недели после запуска сайта!

Вывод: не стоит ждать ранних заявок! Планируйте конференцию без их учета.

По мере уточнения программы сайт обрастал новыми фотографиями и уточнением программы. Появились новые разделы и даже траффик с поиска. Всего сайт по сегодняшний день посетило чуть менее 3000 человек. Но о конверсиях в этот траффик с информационных спонсоров и этого траффика в заявки мы поговорим позже.

Пики соответствуют выходу релизов со ссылкой на сайт. Ближе к концу пики сглаживаются, потому что много траффика от старых релизов, а с новых уже не так много.

Даты. Прогноз по участникам.

Я не рассчитал с датами. Точнее, в рамках, мне отведенных, я попал очень хорошо - в месяц, когда других конференций не ожидалось. Однако, кошельки потенциальной аудитории были выкачаны пятью крупнейшими конференциями в отрасли, и я не досчитался очень многих, на кого рассчитывал.

Не приехала Беларусь. Вообще ни одного участника из Беларуси. Вначале я рассчитывал, что они составят большинство и дадут 20-30 человек. Но в итоге не получил никого. Куда более удаленная Украина была представлена двумя участниками! С России было около десяти участников, представленных преимущественно Москвой.

Относительно удаленными участниками можно считать трех человек, которые недавно переехали в Калининград и имели культуру посещения подобных мероприятий. Все трое участвовали, кстати, и в вечерней части конференции. Двое так вообще, кажется, нашли друг друга, а с третьим мы возможно поработаем впоследствии, как только я раскидаюсь с накопившейся рутиной.

Итого мой прогноз, независимо от платности участия, был таким: 30 человек с Калининграда, 30 с РБ и Украины, 30 с Москвы и сколько получится с остальных мест. Ни один из прогнозов не оправдался. Несмотря на широчайший информационный охват, удаленные участники составили диаспору из примерно 10 человек. А вот местных оказалось намного больше, чем я прогнозировал.

Выводы: даты надо подбирать так, чтобы не выпадать на выходные (а я попал на каникулярный период), не идти после и не совпадать с крупнейшими раскрученными конференциями (не совпасть получилось, а вот собрать после пяти основных конф достаточное количество платных участников - уже нет).

Информационные спонсоры.

Разумеется, только моего желания было мало, чтобы появились заявки. Несмотря на достаточную популярность блога (15к уников в месяц), наличие клуба баблорубов (3к юзеров), казапы (26тыс. пользователей), баз вебстудий (8к электронных адресов) - это недостаточный объем для привлечения. Я изначально хотел получить порядка 1млн.контактов. И я их получил.

Местный рынок был охвачен с помощью всех городских порталов кроме основного (мы не сошлись в условиях). Кроме того, было еще БизнесФМ и интернет-телевидение. Точный охват посчитать сложно, но не меньше 300-350тыс.пассивных контактов. Из них собственно видело релиз или слышало ролик - в районе 10-25тыс.человек.

Федеральный рынок охватывался с помощью рассылки вебэффектора (360тыс.адресов) и топэксперта. Кроме того, был релиз на SAPE.ru. Участвовали в информационной гонке также тематические паблики, некоторые форумы. Но наибольший объем заявок пришелся, как это ни странно, на тематические блоги и релизы оператора ссылок и агрегатора.

Стоит отметить, что практически каждый инфоспонсор одну заявку, но дал.

Выводы: наибольший эффект дают доверительные источники (например, личные блоги), а также информационные источники с максимальным охватом (за счет объемов). По качеству они примерно одинаковы, хотя по количеству разница на порядки.

Неавторитетные и малопосещаемые источники дали или по одной заявке или вообще ничего. Но часть этих источников я даже не отслеживал - в какой-то момент лед проломился и информация о конференции стала появляться почти везде без всяких на то санкций. К примеру, я получил звонок от ничего не понимающего потенциального участника, который нашел релиз о конференции на сайте на сайте по заработку в Интернете.

Вывод: как только охват переходит некую психологическую границу, релизы начинают публиковать мелкие издания и блоги - по собственной инициативе. Отдачи от таких релизов немного, но все же лишняя ссылка. Не стоит бегать и просить вычистить местами и временами даже некорректную информацию.

Откуда был траффик за октябрь-ноябрь. В закладки также попадал траффик от инфоспонсоров, которые не сделали ссылки активными.

В качестве оплаты за свое соучастие информационные спонсоры получили возможность отправить своих участников на конференцию. Однако, забегая вперед, воспользовались они этой возможностью ровным счетом наполовину. Я и так существенно ограничил их присутствие до 15 человек суммарно. Пришла же только половина. До конца второго дня дожило не более 4-х. Когда человек не платит за знания, он этого не ценит.

Вывод: проводите бесплатное мероприятие? Учитывайте, что придет до половины от приславших заявки. Это сэкономит ваши деньги на кофе-брейке и размере зала.

Чтобы спонсорам не пришлось думать над текстом, а свой текст в итоге написали только пара человек, я сделал два релиза (для федеральной и местной аудитории отдельно), подготовил серию баннеров, логотип (а по сути скрин главной страницы сайта). Этого оказалось вполне достаточно, чтобы в пике по запросу "seo калининград" в яндексе я занимал 9 позиций из 10 разными источниками.

Самопродвижение.

Чуть позже сайта появились паблики (в форме мероприятий) в ВК и FB. Большого эффекта это не дало. Если сравнить, как много я собирал на бесплатный региональный семинар (чуть ли не половина пришла через FB), то конференция с точки привлечения многого тут не выиграла.

А вот информационно все получилось очень хорошо, особенно в FB. Каждая новость в мероприятии републиковалась в моей хронике, откуда разносилась через лайки и републикации отчасти докладчиками, отчасти моей лояльной аудиторией.

Наиболее актуальная и свежая информация сливалась в твиттер, где у меня почти 5тыс.фолловеров. Более того, почти все новости о конференции активно в твиттере ретвитились и обсуждались. Хэштэг #seokgd хоть и не вышел в тренды, но все же прижился.

Засирать личный блог мне не хотелось, но все же два поста я сделал. Первый - о конференции. И позже рассказал о том, как добраться до Калининграда.

Оценить эффект от самопродвижения мне трудно, но он точно не был лишним.

Вывод: используйте свои возможности (блог, социалки, прокачанные профили) по максимуму. Это бесплатно и, как минимум, поддерживает информационный фон в стадии активности.

Форумы. Результаты инфопродвижения.

Были сделаны темы на основных форумах. Вышли они еще позже пабликов. Все темы остались без сообщений, но тема на серче принесла, как минимум, две заявки.

Всего же картина по промокодам выглядит следующим образом.

Горпорталы: 7 - но картина не совсем верная, так как основной источник выходил пять недель без промокода,
- вебэффектор: 4 - как ни странно, но это все местные,
- сапе: 2 - сапе запустил релиз буквально в последнюю неделю до конференции,
- серч: 4 - остальные форумы не дали ни одной заявки,
- тематика: 3 - тематические издания в целом очень хорошо себя проявили,
- рассылки: 2 - я быстро словил попадание в блеклист и 70% почты ушло в спам,
- личные блоги: 4 - было всего два обзора и второй - в последнюю неделю,
- топэксперт: 1 - тоже очень поздно прошел релиз,
- далеко: 2 - акция для удаленных участников принесла небольшие плоды,
- сеоконф: 2 - специальный код для участников конференции в Казани тоже сработал.

Всего промокоды указали и получили скидки 65,9% заявителей от числа всех заявок. Я бы предпочел все 100%, чтобы отследить конверсии, но некоторые ориентировались на радио, другие - на слухи, третьи - на рекомендации. А кому-то было просто влом указывать промокод ради скидки. Вопреки распространенному мнению, что в seo денег нет, на конференции даже среди докладчиков не было никого, кто имеет доход меньше 10к долларов в месяц, если оставить в стороне наемных работников.
Заявки. Общий объем участников.

Понедельный график по заявкам выглядит следующим образом.

Предвижу выкрики, что мало, мол, в принципе. Но изначально задача ставилась собрать 100 человек. А график - только по платникам.

Из графика видно, что заявок стало больше в две последние недели. Говорят, что это характерная картина для всех конференций. Объем платных заявок в последние две недели составил 42% от общего числа всех заявок. А если добавить сюда две оплаты прямо на регистрации и посчитать число отвалившихся, то получается, что последние две недели дали 50% всех платных участников. Это уже позволяет прикидывать, как строить план, если вы проводите конференцию впервые.

Реально же оплатили конференцию 38 человек. Т.е. конверсия заявок в заказ составила 80,8%.

Докладчиков получилось 12 человек (11 докладчиков и вебэффектор прибыл с группой поддержки). Двое докладчиков приехали с супругами. Один человек был приглашен мной лично (Лиза Трибунская) и она за себя не платила. Это вообще был мой принцип: участие только за плюшки или деньги. Участие Лизы стократно себя окупило, кстати. Так что советую - приглашайте ее к себе.

Итого на конференции в зале на 100 человек одномоментно присутствовало примерно 70 человек, плюс-минус пять человек. Это официальная информация. Но в твиттере и соцсетях каждый оценивал по своему. Например, заскочивший на пять минут Сергей Рыжиков (директор Битрикса) насчитал 85 человек (информация взята из его твита).

Много это или мало? Я, признаться, рассчитывал на 120 человек, включая техперсонал и докладчиков. Мой прогноз оправдался на 53% по числу участников и на 60% в целом по присутствию. Для первого раза неплохо. Подгадай я лучше с датами, судя по числу желающих получить видео и тех, кто лично признался в сожалении за невозможность приехать, я бы мог набрать еще около 20 человек. Но не срослось, а история не любит сослагательного наклонения.

И да, я мог набить зал бесплатными сусликами до упора - в прошлом году без большой рекламы я собрал 120 человек с города на семинар, где из шести докладов один был рекламный, а четыре сделал я сам. Но я, сука, жадный. А если честно, хотел, чтобы было пусть меньше, зато все материально заинтересованные. Люди ради массовости меня не интересовали принципиально.

Организационная схема и промо.

Конференция - это всегда некий объем промо-материалов. В качестве таковых выступает фирменная продукция конференции и различные бонусы от спонсоров, а также рекламные баннеры. Здесь все получилось как-то странно.

Я изначально решил обеспечить всех участников ручками и блокнотами. И большинство ими пользовались. Также мне понадобился некий сувенир, который вручали докладчикам и платным участникам - кружка с фирменной символикой.

Отдельно я заготовил программки на каждый день. Типография скосячила первый тираж, но вовремя исправилась и к середине первого дня мы раздали исправленный тираж. Солью этих программок была возможность оценить каждого из докладчиков от 2 до 5 баллов. Результат оказался закономерным только для худших докладов. А вот топ был неожиданным.

Первое место отдали мне, но тут я не удивлен - просто дань лояльности. Пусть я и дал рабочую схему, а теперь отбиваюсь от желающих по ней работать и ждущих рабочего запуска Болтунов, все же это был не лучший доклад.

Поэтому лучшая пятерка выглядит так с небольшим отрывом друг от друга и моим мнением, почему так произошло:
1. Леонович: несмотря на вторичность доклада, Константин провел его здорово.
2. Паньшин: новизна доклада и спокойствие Алексея сыграли большую роль.
3. Козлов: этот доклад был не всем понятен, но очень обилен фактами.
4. Карпенко: понятные графики, хорошая подача.
5. Амирханов: оригинальная подача материала.

Мой личный топ другой, именно поэтому мне нужны были оценки аудитории. Организаторы часто слепы относительно качества докладчиков, как показывает практика других конференций.

Возвращаясь к промо, промокодов в раздатке было три. На общую сумму в 1300 рублей. Как это всегда бывает, часть промокодов у меня осталась. Однако, те, кто активно пользуется всякими системами для получения ссылок на свои проекты, считай, отбили треть суммы за участие.

Кроме раздатки были: промоскатерть на стол регистрации, промофутболки для девушек (им же и подарил), два роллапа для своих проектов.

Отдельно стоит упомянуть о видео, съемку которого удалось провести на бартер за участие в конференции.

Сама организационная схема включала:
- аренду зала вместе со всей техникой,
- аренду кулера с водой,
- обед в каждый день,
- аренду ночного клуба с диджеем,
- трансферы,
- проживание для докладчиков.

Все докладчики жили за счет организаторов. Все бесплатно доставлялись из аэропорта и обратно. Все участники, к какой бы категории они не принадлежали, обедали без ограничений. Голодным не остался никто, хотя часть людей предпочла обедать за свой счет в стейкхаусе этажом ниже.

Кофе или другие напитки можно было заказать в любое время в баре отдельно по адекватной цене. Например, кофе (американо или двойной эспрессо) стоило 50 рублей.

Питание на культурной программе тоже шло за счет присутствующих. Хотя, признаюсь, мне пришлось закрывать небольшие хвосты по общему счету. Но совсем немного.

Про то, как прошла конференция, я уже писал. Ничего нового добавить не могу. Все отработали, как и ожидалось. Ни один трансфер не опоздал - это некоторые докладчики опаздывали на выезд. Типография показала себя вообще молодцом, исправляя косяк, допущенный по неосторожности и непроверенный мной. Девочки на регистрации проявили должную самоотверженность. Сотрудники отеля тоже были вежливы и предупредительны. Придраться можно было к разным деталям и нюансам (кому-то не понравился обед, мне не хватало второго радиомикрофона, докладчикам - кнопки для перелистывания слайдов), но мне есть с чем сравнивать - все было на хорошем уровне.

Турфирма в лице двух наших колл-менеджеров отработали молодцом: я наслушался немало комплиментов за их работу по бронированию и трансферам. Кроме того, они провели контроль по оплатам и в итоге было только 2 неоплаты без аннуляции.

Так что мне осталось только привести цифры.

Цифры.

Расходы:
- питание (обеды): 55500р.
- аренда зала: 12600р.
- трансферы: 8300р.
- проживание докладчиков: 48600р.
- промо: 25000р.
- допрасходы на питание в кафе: 10000р.
- транспортные расходы (такси): 2000р.
- прочие расходы: 7300р.
Итого: 169300 рублей.

Сюда не вошли расходы на вечеринку у меня дома. Это еще 30000 рублей. После мероприятия мы подумали, что кейтеринг на 20 гостей был бы дешевле и принес бы меньше срача. Но я не жалею. В целом, я морально уже был готов (и мог себе позволить) не только эти расходы отнести целиком на свой счет, но и вообще всю конференцию. Но все получилось намного лучше. Я ушел в ноль.

Доходы: 197000 рублей, из которых половина была оплачена в последнюю неделю или накануне конференции. С большей части этих денег еще предстоит оплатить налоги по УСН15%, так как средства принимались на расчетный счет компании или по чеку.

Конверсия получилась примерно такая: миллион контактов дал 3000 переходов на сайт. А 3000 переходов превратились в 47 заявок, которые дали 38 продаж. Хотя, конечно, это не учитывает бесплатных участников, зато дает понимания, сколько нужно переходов на сайт, чтобы окупить проведение конференции в вашем городе и под вашей эгидой.

Результаты.

Наивно ждать быстрых результатов. Но все же у меня уже прошла одна встреча с потенциальным клиентом и завтра еще одна. Хотя, конечно, я не считаю это результатом. Это просто следствие планомерной политики по выходу в лидеры мнений.

У меня есть несколько хороших предложений из Москвы по сотрудничеству с проектами Болтуны и Казапа (продажа оптом ссылок с них через API).

Укрепились рабочие связи. Они были и раньше достаточно сильными. Но прямое общение - отличный повод их укрепить. В моем бизнесе связи = рост оборота и среднего чека.

Пересмотрел свое видение плана развития студии. Будем ломать схему. В том числе полностью менять сайт студии. В том виде, как он есть, он не нужен никому и нам в том числе.

Возникло ощущение, что я сделал большое дело. Надеюсь, что это ощущение не пропадет.

И для любителей накрутки тИЦ: сделать конференцию и уйти по итогам в ноль, это прекрасный способ получить пару десятков трастовых ссылок с тицастых незаспамленных ресурсов даром за три дня почти круглосуточной работы! Но тссс, это уже палево. А я пошел делать на базе сайта конференции лендинг и сателлит на стотыщ страниц под продажу ссылок.

Вы молодой преуспевающий работник престижной научной организации. Руководство вашей организации, с целью проверить Ваши организаторские качества, поручает Вам провести конференцию. Такая задача встала перед вами впервые. В этом случае, лучше всего обратиться к тем, кто уже когда-то занимался организацией такого мероприятия. Любая помощь или совет дадут вам возможность избежать ошибок.

Итак, перед Вами стоит задача – с чего начать?

1. Составление плана мероприятия

В первую очередь вы должны хорошо подумать над тематикой мероприятия, и определите, какой круг вопросов вы хотите рассмотреть. Будет это узкопрофессиональная встреча или вы хотите охватить широкую область проблем с привлечением опытных специалистов из смежных отраслей, или это будет собрание специалистов, которые занимаются поиском новых научных направлений, а также решению конкретных вопросов в определенных областях науки. В первую очередь обязательно встанет вопрос, каким образом будет проведено данное мероприятие - будет это конгресс, семинар, конференция или совещание. Давайте рассмотрим по сути, что представляют собою такие мероприятия.

- Конгресс. Это слово происходит от латинского congressus , что в переводе обозначает совещание, съезд или собрание, в большинстве случаев международного характера.
- Семинар. В переводе с латыни звучит как рассадник, или в переносном смысле - школа. Обычно это групповые занятия, во время которых занимаются повышением квалификации или специальной подготовкой.
- Конференция. Происходит также от латинского слова conferentia . Представляет собою организационную форму научной деятельности, во время которой ученые собираются для глубокого обсуждения вопросов, которые посвящены кокой-то четко определенной тематике. По статусу конференция будет занимать промежуточное положение между конгрессом и семинаром.
- Совещание. Это мероприятие посвящено широкому обсуждению и решению конкретных вопросов и принятию действенных мер по их выполнению.

В первую очередь вам необходимо подумать над тем, какие организации и фонды, в том числе и международные, могут оказать вам помощь в организации будущих мероприятий. Проведите анализ условий, которые они поставят перед вами. Это будут условия о месте и форме проведения, а также информация об участниках и публикациях материалов конференции. Соберите информацию о том, кого из традиционных заказчиков или партнеров вашей организации можно привлечь к непосредственной организации и участию в данном мероприятии. Обязательно воспользуйтесь услугами Интернета, где вы сможете отыскать возможных спонсоров, а также заинтересованные организации, и не помешает также просмотреть сайты других конференций. Следует обратить внимание на тот факт, что почти все спонсорские организации оказывают свою помощь только на конкурсной основе. В этом случае вам надо будет довольно обосновано представить свою идею проведения вашего мероприятия, при этом обязательно обратите внимание спонсора на его значимость для него, вашу состоятельность в организационных вопросах и необходимость проведения мероприятия именно в данное время.

Также необходимо определить, какие организации, кроме традиционных партнеров, вы сможете пригласить в роли соучредителя данного мероприятия. При этом необходимо учесть тот факт, чтобы планируемое мероприятие было включено в годовой план заинтересованных организаций. В таких случаях большинству организаций необходимо обоснование мероприятия и финансовый план. В большинстве случаев, включение мероприятия в годовой план является необходимым условием для получения организационной и финансовой помощи от предприятий соучредителей.

Независимо от того, какую форму мероприятия вы выбрали (конгресс, семинар, конференция), необходимо пригласить несколько авторитетных ученых хорошо известных в данной области, информация которых будет определяющей для вашего мероприятия. Следует также обратить свое внимание на тот факт, что довольно часто встречаются ученые с мировым именем, которые зачастую являются плохими докладчиками. И в связи с этим их доклады будут больше всего интересными для узко- профилированных конференций и семинаров, чем для пленарных выступлений. Также немаловажным будет тот факт, кто из ученых согласится принять участие в вашем мероприятии, и что это будет вам стоить. Необходимо также учесть то обстоятельство будут ли в вашей отрасли проводиться другие крупные мероприятия, которые будут близкими вашей тематике, и не получится так, что большинство приглашенных вами ученых предпочтут принять участие в них. Вам следует также задаться вопросом, сможете ли вы сразу организовать конгресс или большую конференцию, или на первый случай, лучше всего заняться организацией небольшого семинара или конференции. Практика показывает, что конференции планируются за 1-3 года до начала проведения. Такие вопросы, как оказание поддержки и участие в мероприятиях видных ученых лучше всего решать на других конференциях или переговорах, а также при заключениях договоров на проведение совместных работ.

Итак, давайте остановимся на таком мероприятии как конференция. Конференции в большинстве случаев проводятся через определенные промежутки времени, или посвящаются какому-нибудь юбилейному событию, что дает возможность специалистам быть в курсе современных событий, расширять контакты с исследователями, и в результате этого получать необходимую информацию. Чтобы планируемую конференцию можно было легко узнать среди множества других, вместе с названием конференции вам необходимо разработать легко запоминающую эмблему. В этом случае вам следует устроить небольшой конкурс проектов эмблем и названий конференции.

Теперь приступаем к одному из основных моментов. Хорошо продумав абсолютно все предыдущие вопросы, в первую очередь оцените количество участников, которые примут участие в конференции. Рассмотрите планируемые финансовые взносы и расходы в проведение конференции, и рослее этого рассчитайте планируемый организационный взнос. Задайтесь вопросом, не будет ли он слишком большим для участников вашей конференции. Обязательно посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, и как можно разместить предполагаемые финансовые затраты на различные статьи расходов. В вашем финансовом отчете создайте резервный фонд, при помощи которого вы сможете провести дополнительные мероприятия для участников конференции. Желательно организовать ряд экскурсий, а также посещение театров и концертов. Если ваша конференция будет проходить недалеко от санатория или горнолыжной базы, организуйте спортивно-оздоровительную программу для ее участников.

Важно обратить свое внимание на то, что даже при планировании конференции, вам не обойтись без помощи своих коллег. Поэтому для проведения такого мероприятия вам необходимо будет создать организационный комитет, который в дальнейшем будет поддерживать вас в проведении конференции. Здесь вам надо будет проявить все свое умение и смекалку. Надо чтобы ваши коллеги были не только исполнителями, но и проявляли инициативу, тогда вам будет довольно легко осуществить планируемую акцию. Прислушивайтесь к новым идеям, обсуждайте каждый интересный вопрос, спорьте. Ведь недаром говорят, что истина рождается в споре, а при совместной работе будут создаваться будущие деловые отношения.

2. Первый этап - этап планирования - Вами пройден, теперь приступаем к проведению организационного этапа

Хорошо известно, что при организации любого дела главным являются люди. И здесь вы, как организатор, должны проявить весь свой организаторский талант. В первую очередь вам необходимо собрать организационный комитет, который должен провести отбор представленных докладов и порядок их представления на конференции. В состав организационного комитета должны входить высококвалифицированные специалисты по всем научным направлениям, которые будут представлены на конференции. Желательно, чтобы ваш комитет был международным. В состав комитета должны входить представители, которые будут принимать активное участие в проведении конференции.

Поговорим теперь об организационном комитете. Ваша группа должна быть очень активной и динамичной. Четко распределите обязанности в комитете. Не старайтесь всю работу выполнять самому. Работу по организации конференции лучше всего разбить на блоки и во главе их назначить ответственных исполнителей. Руководители комиссий создадут свои группы, которые будут организовывать работу в группах. В вашу задачу будет входить подбор людей, которые с вами уже работали и смогут хорошо выполнить свою работу. Вы должны помнить о том, что согласно литературе по менеджменту и практических данных, оптимальное число работников для гибких структур будет составлять 5-7 человек. Следует также помнить о том, что каждый член оргкомитета должен иметь своего заместителя и эти заместители должны быть известны всем. Также такой заместитель должен быть и у вас. Теперь приводим перечень основных комиссий и соответствующих блоков, которые, в зависимости от характера конференции, можно будет объединить, разбить или дополнить другими комиссиями и блоками:

Комиссия по подготовке материалов. В большинстве случаев эту комиссию возглавляет ученый секретарь конференции, и он является одной из главных фигур в организационном комитете. Ученый секретарь ведет всю переписку с участниками конференции, у него собраны все необходимые данные о представленных на конференцию докладах. В его обязанности входит составление и издание программы конференции. Также он вносит различные изменения, если таковые возникают, ведет подготовку к печатному изданию материалов и сборников тезисов конференции, а также регламентирует работу секций и групп.

Регистрационная комиссия. Само название говорит о том, что эта комиссия занимается регистрацией участников конференции. Кроме того, члены комиссии проводят подготовку бейджев и раздаточных материалов. Члены комиссии постоянно информируют ученого секретаря о приезде докладчиков.

В большинстве случаев место регистрации - это просторный зал, где размещается плакаты и стенды конференции и где можно ознакомиться со всей доступной информацией. Здесь должны быть представлены расписания докладов и схемы залов заседаний. Вы должны организовать процесс регистрации так, чтобы не было больших очередей, а участникам конференции не приходилось заполнять многочисленные бланки. Сам процесс регистрации не должен занимать много времени.

- Жилищная комиссия. Эта комиссия занимается поселением участников конференции. В ее задачу входит обработка поступающих пожеланий по расселению. Она бронирует номера в гостиницах, а также занимается обеспечением дополнительных мест, если вдруг возникнут непредвиденные обстоятельства.
- Транспортная комиссия. В ее обязанности входит обеспечение конференции необходимым транспортом для встречи участников конференции и проезда их к месту проведения. Организовывает различные поездки по доставке необходимого оборудования и материалов.
- Финансовая комиссия. Здесь все предельно просто - эта комиссия полностью отвечает за всю финансовую сторону проведения конференции.
- Комиссия по организации питания. В ее компетенцию входит организация питания членов конференции, проведение различных кофе-брейков, без которых не обходится ни одна конференция, а также проведение традиционного ознакомительного приема. Это может быть обед или ужин.
- Комиссия по снабжению. В задачи этой комиссии входит тесное взаимодействие со всеми комиссиями конференции, в первую очередь с финансовой, и обеспечением всем необходимым участников.
- Комиссия по техническому обеспечению. В ее обязанности входит обеспечение работоспособности оборудования, которое необходимо для представления докладов, а также расстановка стендов и дополнительных материалов, необходимых для фиксации на стендах докладов.

В последнее время на конференциях, чтобы избежать различного вида недоразумений, находится еще одна группа людей - охрана.

3. Информационный этап вашей конференции

Ну, вот свершилось, и информация о вашей научной конференции появилась на страницах Интернета. Такую информацию можно прочитать в разделе планируемых мероприятий на сайтах организаций, которые организовывают это мероприятие, а также на сайтах организаций-спонсоров. К этому времени у вас уже есть информация о том, какие организации выступают в роли организатора, а какие - спонсорами. Также вам уже хорошо известно, какие суммы будут предоставлены вам спонсорами, и теперь вы можете зафиксировать сумму оргвзноса. Тепер вам необходимо разместить как можно больше информации о проводимой конференции, и по возможности создать рекламу. Необходимую информацию о проводимой конференции начинают размещать где-то за год до ее начала. Каким образом будет выглядеть такая информация и как ее необходимо представить?

Наш век теперь трудно представить без Интернета, и проведение любого значительного мероприятия трудно представить без создания своего сайта. На сегодняшний день большинство крупных международных конференций перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. На тот случай когда ваш сайт еще не полностью готов на момент информационного сообщения вы должны подготовить страницу с самой необходимой информацией. Эта страница отражается в информационном сообщении и содержит данные, которые показывают дату проведения конференции, а также когда будут доступными другие информационные сообщения на сайте.

Приступаем теперь к оформлению информационного сообщения, которое в конечном итоге станет визитной карточкой вашей конференции. Следует оформить его так, чтобы оно было чисто информативным, хорошо запоминалось, и не было вызывающим. Оформление может быть цветным или черно-белым. Нелишним будет воспользоваться услугами дизайнера, который поможет вам оформить сообщение и эмблему конференции.

Оформление информационного сообщения может быть разным, но в нем в обязательном порядке надо указать следующее:

Название конференции, место проведения, дата, а также эмблема.
- информация о том, где и как будет проводиться регистрация участников, а также в какие сроки нужно представить свои материалы.
- кто является организатором конференции, контактные номера телефонов и факсов, адреса - электронные и почтовые, а также адрес сайта конференции, где можно получить более подробную информацию.
- на каком языке будет проводиться конференция, а также где и как будут опубликованы материалы конференции.

В некоторых случаях в информационном сообщении указывают состав организационного комитета, имена известных ученых, которые согласились на участие в вашей конференции. Также можно указать на сумму организационного взноса и номер счета, по которому его можно оплатить. Сообщается также об запланированных мероприятиях конференции - встречи, семинары, экскурсии. На сайте, если это необходимо, указывают возможные варианты расселения участников конференции, а также об визовой поддержке.

Вопрос о том, где будет проводиться конференция, надо обсудить отдельно. Надо чтобы это было здание или учреждение, которое можно легко отыскать на карте города, и где проходят транспортные маршруты - такси, трамвай, троллейбус и др. Чаще всего приводят схему проезда с вокзалов и аэропортов. Иначе вам придется самим организовать транспорт для приезда и отъезда участников конференции и встречать их на местах прибытия. Следует также обратить свое внимание на расположение гостиниц, они должны находиться как можно ближе к месту проведения конференции. Желательно проводить конференцию на территории учреждения организатора, в этом случае вам не придется платить за аренду помещений, что довольно существенно с финансовой стороны.

После решения всех этих вопросов постарайтесь распространить информацию о проведении вашей конференции. Здесь можно использовать все доступные средства - тематические журналы, прессу, систему Интернета. В обязательном порядке составьте список адресов электронной и почтовой рассылки информационного сообщения по всем организациям, которые работают в данной отрасли. Этот список следует сохранить для проведения будущих конференций. После окончания конференции этот список надо дополнить новыми адресами участников. Информацию о проведении вашей конференции следует также разместить на сайте http://www.konferencii.ru . Такая информация позволит вам значительно расширить круг участников конференции.

4. Организационный этап

Итак, свершилось. На ваш адрес начинают поступать заявки от будущих участников конференции. Также вам сразу будут задаваться вопросы, появится дополнительные проблемы, перед вами возникнет большой круг задач, которые вам надо будет решить к началу конференции. С каждым днем в процесс подготовки конференции будут вовлекаться большое количество людей, которые в последующем примут непосредственное участие в организации процесса проведения конференции. У вас уже созданы организационный комитет, рабочие комиссии, и вы начали проводить организационную работу с руководителями комиссий. На таких совещаниях решаются общие вопросы и четко ставятся задачи перед руководителями комиссий, которые по мере исполнения информируют вас об исполнении. Текущие вопросы по работе комиссий решаются в рабочем порядке. Председатель организационного комитета на этом этапе осуществляет контроль над работой комиссий, согласовывает спорные вопросы и принимает необходимые решения.

Теперь остановимся на программе конференции. В том случае, когда поступило очень много заявок для участия, и программный комитет не рекомендует их исключать из программы конференции, то вам нужно организовать в разных по тематике секциях параллельную работу. Следует принять во внимание тот факт, что открытие конференции должно быть пленарным, несмотря на то, какое бы количество секций у вас не было представлено. Вступительное слово, во всех случаях, необходимо предоставить самому известному ученому или высокому должностному лицу от организаторов конференции. После этого выступают несколько ученых с мировым именем со своими докладами. В этих докладах освещаются проблемы развития различных направлений науки, демонстрируются фактические результаты от использования научных достижений, проводится анализ возможного их использования в будущем.

Надо помнить то обстоятельство, что количество сообщений или пленарных докладов в пределах секций не должно быть слишком много, так как из-за обилия они просто не запомнятся. Не перегружайте секции длительной работой, лучше организуйте ее в несколько этапов, с перерывами на кофе-брейк. Близкие по тематике доклады в пределах секций ставьте рядом, чтобы участники секции могли оценить и сравнить преимущества результатов опубликованных в докладах. Практика показывает, что лучше всего запоминается первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться работа секции должна самыми интересными докладами.

После того как составлена программа конференции, начинайте рассылать приглашения участникам конференции. Проинформируйте их о формах докладов - устный, пленарный, стендовый, а также какое оборудование будет им предоставлено. В приглашении укажите дату и время доклада и его продолжительность, а также все необходимые сведения, которые будут необходимы участникам конференции.

Предвидеть все ситуации, с которыми вам придется столкнуться невозможно, но вы должны быть готовыми ко всему. В зависимости от того, как оргкомитет с вами продумает все вопросы и ситуации, тем меньше возникнет всяких неурядиц. Без ошибок конечно не обойдется. Но хорошо известно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает.

5. Конференция

Вы отлично справились перед поставленными задачами. Ваши старания способствовали успеху проведенной конференции.

Наступил момент, когда конференция закончилась. Убраны опустевшие залы, а участники разъехались по своим адресам. Но для вас конференция еще не окончилась. Ведь необходимо подвести итоги, подготовить отчеты о проведенной конференции, а также ряд других материалов, сдача которых предусмотрена правилами, договорами и законами. Вам необходимо проанализировать значимость конференции, а также уровень предоставленных докладов. Под конец подготовьте и поместите информацию на сайте конференции. Для себя следует проанализировать и отметить все ошибки и неудачи, если такие были. Наконец, не забыть поблагодарить организационный комитет за его работу. Ведь люди у вас должны быть всегда на первом месте. Без их помощи вам никогда бы не удалось провести удачно такое мероприятие. И на сам конец - пересмотрите и выбросьте все ненужные уже материалы, и …это должно быть для вас правилом - запланируйте год проведения следующей конференции.

Что такое "Spring Symposium 2017"?

Симпозиум проходил с 6 по 8 марта в Университете Хельсинки и был посвящен научным вопросам и открытиям в области экологии и эволюционной биологии.

Spring Symposium, в своем роде, - уникальное явление, т.к. ежегодно его организуют исключительно аспиранты (PhD-student) без помощи администрации и научных руководителей. Выступать с устными докладами на нем могут также только аспиранты, каждому из которых дается 15 минут на выступление и 5 минут на вопросы зала. Студенты магистратуры могут представить результаты своих работ в виде постеров.

Но главной изюминкой данного симпозиума является жюри, состоящее из трех приглашенных зарубежных ученых, которые независимо оценивают презентации и постеры. Более того, любой посетитель конференции может дать обратную связь выступающему, заполнив форму с вопросами. Таким образом, Spring Symposium является бесценной площадкой для тренировки и улучшения навыков публичного показа научных работ.

В этом году около 50 участников представили свои исследования на суд публики. Каждый день симпозиума начинался с 45-минутной лекции зарубежного эксперта. После шли доклады аспирантов, разбитые на тематические блоки, а затем постер-сессии студентов. Оглашение победителей симпозиума происходило на церемонии закрытия (Grande Finale ) в Ботаническом Саду города Хельсинки. А теперь, я расскажу о том, как все это организовывалось.

Организационный комитет

Ядро для организации симпозиума, состоящее из трех-четырех человек, обычно формируется на церемонии закрытия Grande Finale . Аспиранты, которые хотят провести его в следующем году, дают знать организаторам о своем желании и, соответственно, становятся новыми организаторами нового симпозиума. Именно они начинают самые ранние приготовления в виде постановки стратегических задач, получении стартового бюджета от университета и распределении ответственных ролей. В течение года к ним подтягиваются другие ребята, среди которых оказался и я.

Всего в организационном комитете нас было семь человек, и роли распределились следующим образом:

1. глава - координирует всю работу, официальное лицо орг. комитета
2. секретарь - запись протокола собраний, рассылка новостей организаторам
3. казначей - все что касается денег, чеков и прочих финансовых вопросов
4. вебмастер - загрузка контента на официальный сайт, тех.поддержка
5. ответственный за заботу о зарубежных ученых
6. ответственный за еду и бронирование ресторанов
7. ответственный за бронирование отелей, авиабилетов и такси для спикеров

Конечно, список весьма условный, и мы друг друга подстраховывали, но в целом такая система оказалась очень эффективной! Собирались регулярно, каждый месяц (первая встреча была аж за 10 месяцев до симпозиума!). На собраниях выясняли что сделано, а что нет, ставили новые задачи и обсуждали пути их решения. Секретарь вел протокол собрания, после чего дискуссия переходила в закрытую группу Facebook.

Что было необходимо сделать до конференции?

Дел, без преувеличения будет сказано, оказалось очень и очень много. Для упрощенного изложения я разделил их на три категории: те о которых надо позаботиться с самого начала (стратегические), за пару месяцев до конференции (формальные), и за неделю до мероприятия (бытовые).

Стратегические цели

Время и место проведения мероприятия, выбор и приглашение спикеров из разных стран, и где взять деньги на все это - вот тройка ключевых вопросов на этом этапе. С первым из них справиться не составило труда, организаторы пошли протоптанной дорожкой предыдущих 25 симпозиумов: начало марта, библиотека в научном городке Viikki для биологов.

Последний вопрос был посложнее, ведь, факультет оплачивал лишь часть расходов, поэтому для покрытия второй половины расходов нам пришлось искать спонсоров среди компаний и организаций! Некоторые компании предоставляли деньги в обмен на их лого на странице сайта и сборнике тезисов. Другие оказывали материальную поддержку в виде чая, орехов и шоколада, в обмен на размещение их визиток на столе с угощениями. Занимался этим наш казначей, поэтому деталей я не знаю:-)

Но самым тяжелым заданием для коллектива был подбор зарубежных ученых в жюри. Во-первых, нужно найти харизматичных экспертов, способных рассказать широко и доступно о своем исследовании, которые смогли бы приехать в Финляндию в начале марта. Именно их 40-минутные лекции должны привлечь на симпозиум как можно больше людей. Во-вторых, этим экспертам должны быть предоставлены наилучшие условия проживания в Хельсинки, бесплатные авиабилеты в оба конца и интересная вечерняя программа в виде посещения необычных ресторанов. Все это требует тщательного планирования, расчета затрат и своевременного бронирования.

Так например, ученые из США и Канады нам сразу оказались недоступны из-за высоких цен на авиабилеты, но организаторы пригласили не менее интересных исследователей из Бельгии, Голландии и Германии, которые замечательно справились со своей ролью.

Формальные задачи

Затем рассылали всю необходимую информацию участникам конференции, заводели твиттер для симпозиума, который также прикреплили к сайту, и опубликовали на нем последние новости.

Бытовые приготовления

Вот здесь и проявляются все ляпы, которые были сделаны раннее. Но на то она и финальная неделя подготовки, чтобы убрать все недочеты и привести мероприятие в идеальную форму. Чем-то это мне напоминало подготовку к выпускному или к свадьбе:-)

Дела самые разнообразные: проверка аудитории на предмет работы микрофонов и проектора, расстановка стендов для постеров, установка мини-кухни для приготовления чая и кофе (нам понадобилось аж 4 кофемашины, чтобы успевать его во время варить), встреча зарубежных экспертов, даже пироги с черникой и яблоками пришлось всем вместе печь в один из выходных! Самым же главным делом было распределение ролей для организаторов во время тематических сессий: кто на какой сессии будет ведущим, кто микрофон приносить для вопросов аудитории, кто кофе варить. Все детали нужно учесть, иначе все может рухнуть в один момент.

Что организаторы делали на самой конференции?

Самые трудными оказались дни самого симпозиума: я уходил из дома в 6.30, возвращался ближе к полуночи. К этому надо быть готовым, и ни в коем случае не оставлять важные сторонние дела на период мероприятия.

Самая ответственная роль на конференции, конечно, у ведущего сессии (chair person): он должен представлять докладчиков, следить за временем и при необходимости самому задавать вопросы докладчику. В случае технических неполадок именно он должен развлекать публику и сохранять боевой дух. К счастью, у нас неполадок не было, а вот ведущими были поочереди все организаторы без исключения. Вообще все роли распределялись равномерно, каждый и с микрофоном набегаться успевал, и кофе наготовить вдоволь:-)

Также обязанностью ведущих было сопровождение приглашенных экспертов в течение всего дня. На обед ходили все вместе, так же как и на ужин, где и успевали за бокалом вина познакомиться поближе и узнать, чем живут и дышат ведущие ученые западной Европы. Даже я, занимаясь больше физиологией, нежели экологией, смог найти потенциальную почву для сотрудничества с одним из них. Так что, несмотря на всю строгость и официальность протокола мероприятий, можно весело и с пользой провести время!

В последний же день эксперты оценивали все постеры и презентации для того, чтобы объявить имена победителей на церемонии закрытия симпозиума в Ботаническом Саду. Среди них, к собственному удивлению, оказался и автор этой статьи, получив первую за свою историю научную награду!

Заключение

Вот такая история приключилась со мной этой зимой! В заключении, хочу сказать, что я никогда не думал, что организация конференции помимо стресса может принести столько положительных эмоций и приятных знакомств. Это действительно очень увлекательное занятие, если подойти к нему с душой.

5 способов оживить «деловую конференцию»

1. Учитывайте стиль выступления участников

В процессе подготовки конференции и создания расписания выступлений очень важно принимать во внимание особенности каждого участника. Проявите максимум внимания, проанализируйте стиль выступающих, чтобы создать правильный ритм конференции. Кто-то предпочитает спокойный монолог, кто-то будет говорить более эмоционально и динамично, некоторые задействуют аудиторию, другие предпочитают выступление в стиле дебатов «один на один» и т.д.

Если организатор сможет удачно чередовать разные типы выступлений, конференция выйдет более динамичной.

2. Используйте новые форматы презентации

Совсем не обязательно проводить конференцию в стандартном формате: один выступает – остальные слушают. Можно использовать самые разные варианты презентации информационных материалов. Например, разделить участников на небольшие группы и провести часть конференции в стиле интервью, заставив слушателей стать непосредственными участниками обсуждения. К примеру, после короткого выступления один из участников задает какой-либо вопрос по теме второму, затем второй третьему и т.д.

Ещё один вариант – использование разных форматов в рамках одного выступления. Например, сначала монолог выступающего, затем переход к диалогу с аудиторией или интервью с участием ведущего и т.д.

3. Предлагайте интересные анонсы

Перед конференцией или в перерыве между выступлениями можно использовать анонсы, чтобы подогреть интерес гостей. Выбирайте самое интересное и кратко опишите то, о чем пойдет речь далее, чтобы активизировать внимание посетителей.

4. Разбавляйте выступления краткими блоками наглядной информации

Люди имеют разные преобладающие типы восприятия: одни лучше воспринимают информацию на слух, другие – визуально. Учитывайте это, чтобы донести максимум необходимых данных до каждого посетителя. Например, выступления можно через определенное количество минут разбавлять краткими блоками (минута-две) наглядной информации по теме. Это могут быть графики, таблицы, сравнительные рисунки, фотографии и т.д. Можно использовать большие экраны, проекторы, индивидуальные дисплеи или печатные материалы.

5. Делайте интересные перерывы

Чтобы разрядить атмосферу, можно устраивать необычные перерывы между выступлениями. Их можно заполнить, например, показом интересных фотографий с комментариями, прямо или косвенно касающихся темы.

Если позволяет общий стиль и тематика, можно подойти к таким перерывам более креативно, использовать музыку (песни), забавные картинки или шаржи, чтобы создать юмористический эффект. Это поможет гостям расслабиться, «освежит» атмосферу и придаст мероприятию больше динамики.

5 способов «оживить» деловую конференцию ,2.0 out of5 based on1 rating

Конференция (от латинского «confero» - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения определённых вопросов.

Конференция может стать отличной возможностью донести до целевой аудитории важные сведения, проанализировать выбранную тему со всех аспектов и мотивировать слушателей на какие-либо действия. При проведении подобного мероприятия нужно учитывать все нюансы (подготовленность участников, способы представления информации, организационные и подготовительные меры).

По объему информации и общей длительности мероприятия их можно разделить на две основные категории: большие (конгрессы и заседания, состоящие из нескольких секций) и маленькие (лаконичное изложение сути рассматриваемой темы).

По составу участников и методу проведения конференции бывают: открытые (без ограничений, с участием всех присутствующих) и закрытые (избранный состав, тему раскрывают только докладчики).

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

• узкоспециализированные и масштабные;
• международные и национальные;
• деловые и обучающие;
• юбилейные и мемориальные.

Как провести мероприятие?

Успех любого мероприятия (не только конференции) зависит от двух факторов - от степени его подготовленности и от атмосферы его проведения. Именно поэтому первое, с чего вам следует начать, - это планирование. Вам необходимо определить форму проведения мероприятия, тематику, круг обсуждаемых вопросов, место проведения, потенциальных партнёров и участников. Отдельно стоит подумать над финансовой стороной вопроса, в том числе необходимостью и уместностью введения организационного взноса. Не забудьте обсудить данный вопрос с бухгалтерией вашей организации, чтобы предполагаемые финансовые затраты можно было распределить на конкретные статьи расходов.

Затем с учётом масштабов мероприятия сформируйте организационный комитет, причём желательно, чтобы ваши коллеги не только были исполнителями, но и сами выдвигали различные инициативы. Прислушивайтесь к свежим идеям, устраивайте мозговые штурмы и помните, что истина рождается в споре.

На организационном этапе необходимо составить подробный сценарий мероприятия с чёткой разбивкой по времени. Учитывайте все детали вплоть до фуршета и кофе-брейка, для организации которых можно пригласить фирму, оказывающую услуги кейтеринга - выездного ресторанного обслуживания.

Ещё один важный этап подготовки - обеспечение информационного освещения. В наш век Интернета для крупных мероприятий, как правило, создают собственные сайты, но даже если ваша организация не обладает достаточными средствами, полностью игнорировать данный этап нельзя. Например, ваши партнёры могут распространить информацию о мероприятии совершенно бесплатно.

Мероприятие должно быть хорошо организовано, а информация должна представляться не только в устной форме, но и с помощью других способов. Для обеспечения комфорта может понадобиться аренда проектора и экрана. Это оборудование необходимо, поскольку для эффективного представления информации докладчики могут демонстрировать аудитории презентации, графики, схемы, иллюстрации. Такие материалы могут транслироваться в электронном виде через экран, чтобы каждый участник смог наглядно рассмотреть суть вопроса.

Разумеется, докладчики должны выступать перед аудиторией, используя микрофоны. Информацию, которая будет представлена посетителям мероприятия, нужно предварительно сохранить на компьютере. Участникам конференции можно выдать печатные материалы, канцелярские принадлежности и памятные сувениры (брошюры, журналы, листовки, блокноты, шариковые ручки, значки, фирменные пакеты). Как правило, перед началом конференции посетителям надевают на руки одинаковые браслеты, чтобы они могли найти свою группу, если потеряются. Во время перерывов нужно предоставить участникам питание (кофе, закуски, ланч, кондитерские изделия).

Как организовать научную конференцию?

У научных конференций (по статусу они занимают промежуточное место между конгрессами и семинарами) существуют свои особенности. Одной из главных фигур является учёный секретарь конференции, ведущий переписку с участниками, составляющий программу и готовящий к изданию сборник тезисов. Важная задача - вовремя разослать приглашения и разобрать заявки. На серьёзных научных конференциях, а также посвящённых памятным датам начинают этим заниматься за год.

Вам может очень помочь печать буклетов со следующей информацией: название, место, дата, эмблема, сроки предоставления материалов, контактные данные организаторов, время и место публикации материалов.

Как организовать международную конференцию?

На международной конференции следует заранее обозначить используемые языки, найти переводчиков, подготовить экскурсионную программу для иногородних и иностранных участников, а также забронировать им гостиницы.

Такие мероприятия проводятся с целью обучить аудиторию новым навыкам, ознакомить участников с последними технологическими разработками, расширить кругозор и общее развитие людей. Конференции нужны для того, чтобы присутствующие получали подробные знания по интересующим вопросам, совершенствовали свои способности. Материалы, представленные аудитории, должны соответствовать тематике конференции и ее целям. Предполагается, что после мероприятия участники получают необходимые теоретические сведения, которые в дальнейшем они смогут применить на практике.

Редакция желает вам успехов, и пусть организация конференции станет новой вехой в вашем карьерном росте.
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен