Секреты Word. Создание собственного шаблона с полями для ввода текста

Поля страницы в документе MS Word — это пустое пространство, расположенное по краям листа. Текстовое и графическое содержимое, а также прочие элементы (к примеру, таблицы и диаграммы) вставляются в область печати, которая располагается внутри полей. С изменением полей страницы в документе на каждой его странице изменяется и та область, в которой содержится текст и любое другое содержимое.

Чтобы изменить размеры полей в Ворде можно просто выбрать один из вариантов, доступных в программе по умолчанию. Также, можно создавать собственные поля и добавлять их в коллекцию, делая доступными для дальнейшего использования.

1. Перейдите во вкладку “Макет” (в более старых версиях программы этот раздел называется “Разметка страницы” ).

2. В группе “Параметры страницы” нажмите на кнопку “Поля” .

3. В развернувшемся списке выберите один из предложенных размеров полей.

Примечание: Если в текстовом документе, с которым вы работаете, содержится несколько разделов, выбранный вами размер полей будет применен исключительно к текущему разделу. Чтобы изменить размеры полей в нескольких или во всех разделах сразу, выделите их перед тем, как выбирать подходящий шаблон из арсенала MS Word.

Если вы хотите изменить поля страницы, которые установлены по умолчанию, выберите из доступного набора те, которые вам подходят, а затем в меню кнопки “Поля” выберите последний пункт — “Настраиваемые поля” .

В развернувшемся диалоговом окне выберите параметр “По умолчанию” , нажав на соответствующую кнопку, расположенную слева снизу.

Создание и изменение параметров полей страницы

1. Во вкладке “Макет” нажмите на кнопку “Поля” , расположенную в группе “Параметры страницы” .

2. В появившемся меню, где будет отображена коллекция доступных полей, выберите “Настраиваемые поля” .

3. Появится диалоговое окно “Параметры страницы” , в котором можно задать необходимые параметры размера полей.

Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы

1. Если вы хотите изменить поля по умолчанию, то есть, те, которые будут применены ко всем создаваемым в Ворде документам, после выбора (или изменения) необходимых параметров снова нажмите кнопку “Поля” после чего в развернувшемся меню выберите “Настраиваемые поля” . В открывшемся диалоговом окне нажмите “По умолчанию” .

Внесенные вами изменения будут сохранены в качестве шаблона, на котором и будет базироваться документ. Это значит, что каждый созданный вами документ будет основан на данном шаблоне и иметь заданные вами размеры полей.

2. Для того, чтобы изменить размеры полей в части документа, выделите необходимый фрагмент с помощью мышки, откройте диалоговое окно “Параметры страницы” (описано выше) и введите необходимые значения. В поле “Применить” в разворачивающемся окошке выберите “К выделенному тексту” .

Примечание: Данное действие добавит автоматические разрывы разделов перед и после выделенного вами фрагмента. Если же документ уже был разбит на разделы, выделите нужные разделы или просто выберите тот, что вам нужен, и измените параметры его полей.

3. Большинство современных принтеров для корректной печати текстового документа нуждаются в определенных параметрах полей страницы, так как печатать до самого края листа они не могут. Если же вы установите слишком маленькие поля и попытаетесь распечатать документ или его часть, появится уведомление следующего содержания:

“Одно или несколько полей находятся вне области печати”

Чтобы исключить нежелательную обрезку краев, нажмите в появившемся предупреждение на кнопку “Исправить” — это позволит автоматически увеличить ширину полей. Если же вы проигнорируете это сообщение, при повторной попытке печати оно появится снова.

Примечание: Минимальные размеры допустимых полей для печати документа, в первую очередь, зависят от используемого принтера, размера бумаги и установленного на ПК сопутствующего ПО. С более детальной информацией вы можете ознакомиться в руководстве к своему принтеру.

Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц

Для двусторонней печати текстового документа (к примеру, журнала или книги), необходимо настроить поля четных и нечетных страниц. В данном случае рекомендовано использовать параметр “Зеркальные поля” , выбрать который можно в меню “Поля” , расположенном в группе “Параметры страницы” .

При установке зеркальных полей для документа поля левой страницы зеркально отражают поля правой, то есть, внутренние и внешние поля таких страниц становятся одинаковыми.

Примечание: Если вы хотите изменить параметры зеркальных полей, выберите “Настраиваемые поля” в меню кнопки “Поля” , и задайте необходимые параметры “Внутри” и “Снаружи” .

Добавление полей переплета для брошюр

Документы, к которым после печати будет добавлен переплет (к примеру, брошюры), нуждаются в дополнительном пространстве на боковых, верхних или внутренних полях страницы. Именно эти места и будут использованы для переплета и являются гарантом того, что текстовое содержимое документа будет видимым и после его брошюровки.

1. Перейдите во вкладку “Макет” и нажмите на кнопку “Поля” , которая расположена в группе “Параметры страницы” .

2. В появившемся меню выберите пункт “Настраиваемые поля” .

3. Задайте необходимые параметры для переплета, указав его размер в соответствующем поле.

4. Выберите положение переплета: “Сверху” или “Слева” .

Примечание: Если в документе, с которым вы работаете, выбран один из следующих параметров полей — “Две страницы на листе” , “Брошюра” , “Зеркальные поля” , — поле “Положение переплета” в окне “Параметры страницы” будет недоступным, так как данный параметр в данном случае определяется автоматически.

Как просмотреть поля страницы?

В MS Word можно включить отображение в текстовом документе линии, которая соответствует границе текста.

1. Нажмите кнопку “Файл” и выберите там пункт “Параметры” .

2. Перейдите в раздел “Дополнительно” и установите галочку напротив пункта “Показывать границы текста” (группа “Показывать содержимое документа” ).

3. Поля страницы в документе будут отображены пунктирными линиями.

Примечание: Вы также можете просмотреть поля страницы в режиме просмотра документа “Разметка страницы” и/или “Веб-документ” (вкладка “Вид” , группа “Режимы” ). На печать отображаемые границы текста при этом не выводятся.

Как убрать поля страницы?

Убирать поля страниц в текстовом документе MS Word крайне не рекомендовано, как минимум, по двум причинам:

• в распечатанном документе текст, расположенный по краям (за пределами области печати), не будет отображаться;

• это считается нарушением с точки зрения документоводства.

И все же, если вам понадобилось полностью убрать поля в текстовом документе, сделать это можно точно так же, как и настроить любые другие параметры (задать значения) для полей.

1. Во вкладке “Макет” нажмите кнопку “Поля” (группа “Параметры страницы” ) и выберите пункт “Настраиваемые поля” .

2. В открывшемся диалоговом окне “Параметры страницы” задайте минимальные значения для верхних/нижних, левых/правых (внутри/снаружи) полей, например, 0,1 см .

3. После того, как вы нажмете “ОК” и начнете писать в документе текст или вставите его, он будет расположен от края до края, от верха до низа листа.

На этом все, теперь вы знаете, как сделать, изменить и настроить поля в Ворде 2010 — 2016. Инструкция, описанная в этой статье, точно так же будет применима и к более ранним версиям программы от Майкрософт. Желаем вам высокой продуктивности в работе и достижения поставленных целей в обучении.

Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.

Включаем вкладку «Разработчик»

Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.

Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК .

Теперь на ленте появилась новая вкладка.

Быть или не быть Шаблону?

Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.

Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.

Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).

Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК , чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S , чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1 .

Наполняем форму элементами

Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:

1. Name (Имя) – обычный текст
2. Age (Возраст) – раскрывающийся список
3. D.O.B. (День Рождения) – выбор даты
4. Sex (Пол) – чек-бокс
5. Zip Code (Почтовый индекс) – обычный текст
6. Phone Number (Номер телефона) – обычный текст
7. Favorite Primary Color and why (Какой любимый цвет и почему) – поле со списком
8. Best Pizza Toppings (Любимая начинка пиццы) – чек-бокс и обычный текст
9. What is your dream job and why? Limit your answer to 200 words (О какой работе Вы мечтаете и почему) – форматированный текст
10. What type of vehicle do you drive? (Какой у Вас автомобиль) – обычный текст

Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).

Текстовые блоки

Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:

• Rich Text Content Control (Элемент управления содержимым “форматированный текст”) – пользователь может настраивать форматирование
• Plain Text Content Control (Элемент управления содержимым “обычный текст”) – допускается только обычный текст без форматирования.

Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.

Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.

Добавляем выбор даты

Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым “выбор даты”). Используем этот элемент для вопроса 3.

Вставляем раскрывающийся список

Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.

Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!

Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.

Вставляем чек-боксы

Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:

Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).

В заключение

Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.

Режим конструктора включен:

Режим конструктора выключен:

Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.

Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 1.74 ).

увеличить изображение Рис. 1.74. Заявка на участие в конференции

Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы . Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Форма состоит из постоянной части и полей.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 1.74 , можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Образец документа приведен на рис. 1.75 .

увеличить изображение Рис. 1.75. Постоянная часть формы заявки на участие в конференции

Вставка полей в форму Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.

Установите курсор в месте вставки.

Во вкладке Разработчик в группеЭлементы управления нажмите кнопкуИнструменты из предыдущих версий и выберите элементПоле (рис. 1.76 ).

увеличить изображение Рис. 1.76. Добавление поля

Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 1.77 ).

увеличить изображение Рис. 1.77. Поле в документе

Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладкеРазработчик в группеЭлементы управления (см.рис. 1.77 ) или дважды щелкните по нему мышью. В окнеПараметры текстового поля (рис. 1.78 ) установите требуемые параметры.

Рис. 1.78. Настройка параметров текстового поля

В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будетМосква , то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от1 добез ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы ,Строчные буквы ,Первая прописная ,Первые прописные ).

Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет5 , то это число можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить форматdddd, d MMMM yyyy "г." , то при вводе даты в кратком формате1.12.08 она будет отображена каксуббота, 1 декабря 2008 г.

Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Тип Вычисление использует поле= (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде , вам нужно активировать вкладку «Разработчик » на ленте. Для этого нажмите «Файл » --> «Параметры », чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word ». Выберите «Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки «Разработчик ».

Создание формы в Word - Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка «Разработчик ».

Создание формы в Word - Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде . Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде .

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы «Элементы управления » на вкладке «Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word - Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word - Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде . Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word - Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word - Поле для выбора даты

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде , вы можете включить «Режим конструктора » в группе «Элементы управления » на вкладке «Разработчик ».

Создание формы в Word - Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде , включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word - Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде :

Создание формы в Word - Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде . Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.